Version: 1.0

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie die Website und die Software-as-a-Service-Plattform ReservPilot nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Registrierung, dem Vertragsverhältnis und der Abrechnung von ReservPilot ist:

LH Digital Solutions

Inhaber: Lars Hogen

Berliner Straße 50

35088 Battenberg-Dodenau

Deutschland

E-Mail: info@lh-digital-solutions.de

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten werden insbesondere erhoben, wenn Sie:

1. unsere Website aufrufen,
2. ein Kundenkonto registrieren,
3. einen Tarif oder ein Zusatzmodul buchen,
4. Benutzer innerhalb eines Kundenkontos anlegen,
5. Termine oder Buchungsanfragen erfassen,
6. Inhalte in gebuchten Modulen speichern,
7. Dokumente oder Dateianhänge hochladen,
8. mit uns über ein Formular oder per E-Mail Kontakt aufnehmen,
9. eine Zahlung per Rechnung oder Lastschrift auswählen oder
10. ReservPilot über die Webanwendung oder eine bereitgestellte Programmierschnittstelle nutzen.

Weitere Daten werden automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst. Hierzu gehören insbesondere technische Informationen wie IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite und technische Statusinformationen.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

1. Bereitstellung der Website und der ReservPilot-Plattform,
2. Registrierung und Verwaltung von Kundenkonten,
3. Durchführung und Abrechnung des Vertragsverhältnisses,
4. Bereitstellung der gebuchten Tarife und Module,
5. Verwaltung von Benutzern, Rollen und Berechtigungen,
6. Verarbeitung von Termin- und Ressourcenanfragen,
7. Bereitstellung der Mitglieder-, Dokumenten-, Inventar- und Arbeitseinsatzverwaltung, soweit diese Module genutzt werden,
8. Versand von System- und Vertragsnachrichten,
9. Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität der Plattform,
10. Bearbeitung von Support- und Kontaktanfragen,
11. Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

2. Hosting

IONOS

Wir hosten ReservPilot bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland.

Die Bereitstellung der Website, der ReservPilot-Plattform, der Datenbanken sowie der E-Mail-Infrastruktur erfolgt über die IONOS SE.

Beim Aufruf der Website können durch IONOS Server-Logdateien verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer sicheren, stabilen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetangebots und der ReservPilot-Plattform.

Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

ReservPilot verwendet eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie regelmäßig an der mit „https://“ beginnenden Internetadresse und am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig vom jeweiligen Vorgang – insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

1. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung,
2. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen,
3. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
4. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Support und wirtschaftlicher Betrieb der Plattform.

Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden, richtet sich die Zulässigkeit zusätzlich nach § 25 TDDDG. Technisch nicht erforderliche Speicherungen erfolgen nur nach vorheriger Einwilligung.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Vertrags-, Buchungs- und Abrechnungsdaten können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt werden.

Technische Protokolldaten werden grundsätzlich für einen kürzeren Zeitraum gespeichert, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Nach Beendigung eines Kundenkontos können die darin gespeicherten Daten zunächst für eine festgelegte Übergangs- oder Wiederherstellungsfrist gesperrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert werden. Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Rotation zeitversetzt überschrieben.

4. Registrierung und Kundenkonto

Registrierung eines Kundenkontos

Bei der Registrierung für ReservPilot verarbeiten wir insbesondere folgende Angaben:

1. Name der Organisation, des Vereins, Unternehmens oder der Kommune,
2. Name des Ansprechpartners,
3. vollständige Rechnungs- und Kontaktanschrift,
4. E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer,
5. Benutzername und verschlüsselt gespeichertes Passwort,
6. gewählter Tarif und gebuchte Zusatzmodule,
7. gewählter Abrechnungszeitraum,
8. gewählte Zahlungsart,
9. Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung,
10. Bestätigung des geschäftlichen Vertragsabschlusses,
11. Datum und Uhrzeit der Registrierung,
12. technische Registrierungsdaten wie die IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Nutzungs- bzw. SaaS-Vertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bestätigung der E-Mail-Adresse

Nach der Registrierung wird eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse versendet.

Die Testphase beginnt erst, nachdem die E-Mail-Adresse über den darin enthaltenen Bestätigungslink bestätigt wurde.

Hierfür können insbesondere die E-Mail-Adresse, ein Bestätigungstoken, Datum und Uhrzeit der Bestätigung sowie technische Nachweisdaten verarbeitet werden.

Testphase

Sofern eine Testphase angeboten wird, verarbeiten wir die Registrierungs- und Kontodaten, um den Testzugang bereitzustellen, dessen Laufzeit zu überwachen und Sie über das Ende der Testphase sowie die anschließende Vertragsdurchführung zu informieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Passwörter

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern unter Verwendung eines kryptografischen Hash-Verfahrens verarbeitet. Mitarbeiter von LH Digital Solutions können das ursprüngliche Passwort nicht aus dem gespeicherten Hash auslesen.

5. Vertrags-, Tarif- und Abrechnungsdaten

Zur Verwaltung des Vertragsverhältnisses verarbeiten wir insbesondere:

1. Kundennummer und Vertragsstatus,
2. gebuchten Tarif und aktivierte Module,
3. Beginn und Ende der Test- oder Vertragslaufzeit,
4. monatliche oder jährliche Abrechnung,
5. Preis-, Rabatt- und Zahlungsinformationen,
6. Rechnungsanschrift,
7. offene und erfolgte Zahlungen,
8. Kündigungs- und Sperrinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich relevante Daten werden zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO verarbeitet.

Zahlung auf Rechnung

Bei Zahlung auf Rechnung verarbeiten wir die zur Rechnungserstellung, Zahlungszuordnung und Forderungsverwaltung erforderlichen Stamm-, Vertrags- und Rechnungsdaten.

Zahlung per SEPA-Lastschrift

Wenn Sie die Zahlung per SEPA-Lastschrift auswählen, verarbeiten wir insbesondere:

1. Name des Kontoinhabers,
2. IBAN,
3. gegebenenfalls BIC,
4. Mandatsreferenz,
5. Gläubiger-Identifikationsnummer,
6. Datum und Uhrzeit der Mandatserteilung,
7. gegebenenfalls technische Nachweisdaten der elektronischen Mandatserteilung,
8. Zahlungs- und Rücklastschriftinformationen.

Diese Daten werden zur Durchführung des SEPA-Lastschriftverfahrens an die beteiligten Kreditinstitute übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Buchhaltung mit Lexware Office

Zur Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten verwenden wir die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Lexware Office der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

1. Name und Anschrift,
2. Ansprechpartner,
3. E-Mail-Adresse,
4. Kundennummer,
5. Vertragsdaten,
6. Rechnungsdaten,
7. Zahlungsinformationen,
8. gegebenenfalls Bankverbindung bei SEPA-Lastschrift.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Lexware Office finden Sie unter:

https://www.lexware.de/datenschutz/

Weitergabe an Behörden

Soweit wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, können abrechnungsrelevante Daten an Finanzbehörden oder andere gesetzlich berechtigte Stellen übermittelt werden.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an einen externen Steuerberater erfolgt derzeit nicht.

Rechnungsstellung

Für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen verarbeiten wir insbesondere:

1. Kundenstammdaten,
2. Rechnungsanschrift,
3. Vertragsdaten,
4. gebuchte Tarife und Zusatzmodule,
5. Rechnungsnummer,
6. Rechnungsbetrag,
7. Zahlungsstatus.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Verantwortlichkeiten innerhalb der SaaS-Plattform

LH Digital Solutions als Verantwortlicher

LH Digital Solutions ist insbesondere für die Verarbeitung von Daten verantwortlich, die für die Registrierung, Vertragsverwaltung, Abrechnung, Plattformadministration, IT-Sicherheit, Supportabwicklung und Kundenkommunikation benötigt werden.

Kunde als Verantwortlicher

Für personenbezogene Daten, die ein Kunde innerhalb seines ReservPilot-Mandanten über eigene Benutzer, Mitglieder, Trainer, Beschäftigte, Veranstaltungsteilnehmer oder sonstige Personen eingibt, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich.

Dies betrifft beispielsweise:

1. Benutzer- und Mitgliederdaten,
2. Termin- und Buchungsdaten,
3. Dokumente und Dateianhänge,
4. Veranstaltungsanmeldungen,
5. Arbeitseinsätze und Helferdaten,
6. Inventarzuordnungen und Ausleihvorgänge,
7. interne Notizen und Freigaben.

Auftragsverarbeitung

Soweit LH Digital Solutions diese Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Hierfür wird zwischen LH Digital Solutions und dem Kunden ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Der Vertrag enthält unter anderem Regelungen zum Gegenstand und zur Dauer der Verarbeitung, zu Art und Zweck der Verarbeitung, zu den betroffenen Personengruppen, den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern.

7. Benutzerverwaltung

Administratoren eines Kundenkontos können weitere Benutzer anlegen und verwalten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

1. Name,
2. Benutzername,
3. E-Mail-Adresse,
4. Rolle und Berechtigungen,
5. Kontostatus,
6. Zugehörigkeit zu Gruppen oder Mannschaften,
7. Benachrichtigungseinstellungen,
8. letzter Login und sicherheitsrelevante Kontoinformationen.

Die konkrete Rechtsgrundlage für die Anlage eines Benutzers bestimmt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher.

8. Kalender, Ressourcen und Terminanfragen

ReservPilot ermöglicht die Verwaltung von Ressourcen, Kalendern, Einzelterminen, Serienterminen, Sperrzeiten und Genehmigungsprozessen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

1. Titel und Beschreibung eines Termins,
2. Datum, Beginn und Ende,
3. Wiederholungsregeln,
4. gebuchte Ressource und Kategorie,
5. Name und Kontaktdaten des Antragstellers,
6. Genehmigungs-, Ablehnungs- und Stornierungsstatus,
7. Bearbeiter und Änderungszeitpunkte,
8. interne Kommentare und Konflikthinweise,
9. vom Antragsteller hochgeladene Dokumente und Dateianhänge, sofern das Dokumentenmodul aktiviert ist.

Öffentliche Kalenderansichten werden so konfiguriert, dass grundsätzlich nur die für eine öffentliche Darstellung vorgesehenen Informationen angezeigt werden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, keine vertraulichen oder nicht zur Veröffentlichung bestimmten personenbezogenen Daten in öffentlich sichtbaren Feldern einzutragen.

9. Zusatzmodule

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Module der jeweilige Kunde aktiviert und tatsächlich nutzt.

Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmodul können insbesondere verarbeitet werden:

1. Dateien und Dokumente,
2. Dateinamen,
3. Titel und Beschreibungen,
4. Dokumentkategorien,
5. Zugriffsberechtigungen und Sichtbarkeit,
6. Dateigröße und Dateityp,
7. Uploadzeitpunkt,
8. Informationen zum hochladenden Benutzer,
9. Dokumentversionen,
10. Gültigkeitszeiträume,
11. Downloadinformationen,
12. Verknüpfungen mit Terminen oder Mitgliedern.

Dokumente können – abhängig von den festgelegten Berechtigungen – öffentlich oder ausschließlich für bestimmte Benutzergruppen zugänglich sein.

Von Gästen im Rahmen einer Terminanfrage hochgeladene Dokumente werden zunächst mit eingeschränkter Sichtbarkeit gespeichert und können durch einen Administrator geprüft werden.

Veranstaltungen

Im Veranstaltungsmodul können insbesondere verarbeitet werden:

1. Veranstaltungsdaten,
2. Veranstaltungsort und Zeitraum,
3. Teilnehmernamen,
4. Kontaktdaten,
5. Anmeldestatus,
6. Teilnehmerzahlen,
7. organisatorische Hinweise,
8. zugeordnete Dokumente.

Inventarverwaltung

Im Inventarmodul können insbesondere verarbeitet werden:

1. Inventarbezeichnung und Inventarnummer,
2. Kategorie,
3. Seriennummer,
4. Standort,
5. Zustand,
6. verantwortliche Personen,
7. Kaufdatum und Kaufpreis,
8. Wartungsinformationen,
9. Wartungshistorie,
10. Ausleihvorgänge,
11. Name und Kontaktdaten des Entleihers,
12. Rückgaben,
13. zugeordnete Mitglieder,
14. Bemerkungen und Zustandsinformationen.

Die Verarbeitung dient der Verwaltung, Nachverfolgung, Wartung und Ausleihe des vom jeweiligen Kunden erfassten Inventars.

Mitgliederverwaltung

Im Modul Mitgliederverwaltung können insbesondere verarbeitet werden:

1. Mitgliedsnummer,
2. Anrede,
3. Vorname und Nachname,
4. Geburtsdatum,
5. Anschrift,
6. E-Mail-Adresse,
7. Telefon- und Mobilfunknummer,
8. Eintritts- und Austrittsdatum,
9. Mitgliedsstatus,
10. Abteilung,
11. Mannschaft oder Gruppe,
12. Vereinsfunktion,
13. Familienzuordnung,
14. Ehrungen,
15. vereinsbezogene Notizen,
16. verknüpftes Benutzerkonto,
17. zugeordnete Dokumente.

ReservPilot ermöglicht außerdem die Kennzeichnung ausgetretener oder verstorbener Mitglieder sowie – soweit vom Kunden veranlasst – die Anonymisierung oder Löschung von Mitgliederdaten.

Der Kunde entscheidet, welche Daten für seine Zwecke erforderlich sind, und ist für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich.

Arbeitseinsätze

Im Modul Arbeitseinsätze können insbesondere verarbeitet werden:

1. Bezeichnung und Beschreibung des Arbeitseinsatzes,
2. Einsatztermin,
3. Einsatzort,
4. benötigte Helferzahl,
5. Anmeldeschluss,
6. Ansprechpartner,
7. zugewiesene Aufgaben,
8. teilnehmende Mitglieder oder externe Helfer,
9. Anmeldestatus,
10. Anwesenheitsinformationen,
11. geleistete Arbeitsstunden,
12. organisatorische Hinweise.

Die Verarbeitung dient der Planung, Durchführung und Dokumentation von Arbeitseinsätzen.

Statistiken

Im Statistikmodul werden vorhandene Plattformdaten zusammengefasst und ausgewertet. Dazu gehören insbesondere Nutzungs-, Buchungs-, Auslastungs-, Besucher- und Aktivitätsdaten.

Sofern die Besucherstatistik aktiviert ist, werden ausschließlich statistische Informationen über die Nutzung der jeweiligen ReservPilot-Instanz verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

1. Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs,
2. aufgerufene Seiten,
3. Browsertyp,
4. Betriebssystem,
5. Gerätetyp,
6. Referrer-Informationen, soweit diese vom Browser übermittelt werden,
7. Anzahl der Seitenaufrufe,
8. Anzahl der Besucher pro Tag, Woche und Monat.

Die Besucherstatistik wird ausschließlich innerhalb der jeweiligen ReservPilot-Instanz bereitgestellt und dient der statistischen Auswertung der Nutzung sowie der Optimierung des Angebots.

Eine Speicherung vollständiger IP-Adressen erfolgt hierfür nicht.

Zur Erkennung wiederkehrender Besucher kann eine datenschutzfreundliche pseudonyme Besucherkennung verwendet werden.

Soweit möglich, werden statistische Auswertungen aggregiert oder anonymisiert dargestellt.

10. Webanwendung und API

ReservPilot wird derzeit als webbasierte Software bereitgestellt und kann über gängige Webbrowser auf Desktop-PCs, Tablets und Smartphones genutzt werden.

Eine Installation einer nativen Anwendung ist für die Nutzung derzeit nicht erforderlich.

Soweit Programmierschnittstellen (API) bereitgestellt werden, können bei deren Nutzung insbesondere verarbeitet werden:

1. Benutzer- und Mandantenkennung,
2. Authentifizierungs- oder Zugriffstoken,
3. Browser- bzw. Clientinformationen,
4. API-Endpunkt und aufgerufene Funktion,
5. Zeitpunkt und Ergebnis des Zugriffs,
6. IP-Adresse,
7. Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Zugriffstoken werden verwendet, um berechtigte Zugriffe zu authentifizieren. Sie dürfen nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden.

Sollten künftig native Apps angeboten werden, werden die Datenschutzinformationen vor deren produktiver Bereitstellung entsprechend ergänzt.

11. E-Mail-Versand und Benachrichtigungen

ReservPilot versendet automatisierte E-Mails, beispielsweise:

1. Bestätigungs-E-Mails im Rahmen der Registrierung,
2. Registrierungs- und Willkommensnachrichten,
3. Passwort-zurücksetzen-Nachrichten,
4. Hinweise zur Testphase und zum Vertragsstatus,
5. Terminanfragen, Genehmigungen und Ablehnungen,
6. Änderungs- und Stornierungsbenachrichtigungen,
7. Sicherheits- und Systemhinweise,
8. Support- und Verwaltungsnachrichten,
9. vertrags- und abrechnungsbezogene Informationen.

Dabei werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

1. Name,
2. E-Mail-Adresse,
3. Kundennummer,
4. Benutzerkennung,
5. Nachrichtentyp,
6. Versandzeitpunkt,
7. Zustellstatus,
8. gegebenenfalls Inhalt der versendeten Nachricht.

Der Versand erfolgt über die E-Mail-Infrastruktur der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Versand zur Durchführung des Vertragsverhältnisses oder zur Bereitstellung der ReservPilot-Plattform erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder der Versand der Wahrung berechtigter Interessen dient, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. lit. f DSGVO.

Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch IONOS finden Sie unter:

https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

12. Kontakt und Support

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder über eine Supportfunktion kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können Name, E-Mail-Adresse, Kundennummer, Betreff, Nachrichteninhalt, Dateianhänge sowie technische Informationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt.

In anderen Fällen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.

13. Cookies und lokale Speichertechnologien

Technisch notwendige Cookies

ReservPilot verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechnologien, um die Plattform sicher und funktionsfähig bereitzustellen.

Dazu können insbesondere gehören:

1. Session-Cookies zur Aufrechterhaltung einer Anmeldung,
2. Cookies oder Token zum Schutz vor CSRF-Angriffen,
3. Speicherungen zur Mandanten- und Spracheinstellung,
4. Speicherungen zur Sicherung der gewählten Kalenderansicht,
5. Speicherungen zur Dokumentation der Cookie-Auswahl.

Diese Speicherungen sind erforderlich, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Local Storage und Session Storage

Neben Cookies kann ReservPilot den lokalen Speicher des Browsers verwenden.

Dort können beispielsweise gespeichert werden:

1. Darstellungsoptionen,
2. Sprache,
3. Filter,
4. Kalenderansicht,
5. Einwilligungseinstellungen,
6. technische Sitzungsinformationen.

Cookie-Consent

Sofern ein Cookie-Consent-System eingesetzt wird, speichern wir Ihre Auswahl, die Version der Einwilligungsabfrage, den Zeitpunkt der Entscheidung und gegebenenfalls eine technische Kennung.

Die Speicherung ist erforderlich, um Ihre Entscheidung nachweisen und bei späteren Seitenaufrufen berücksichtigen zu können.

Optionale Dienste

Analyse-, Marketing- oder externe Komfortdienste werden nur eingesetzt, wenn sie im Cookie-Consent angezeigt werden und Sie – soweit erforderlich – vorher eingewilligt haben.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit über den Link oder die Schaltfläche „Datenschutzeinstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Besucherstatistik

Die in ReservPilot integrierte Besucherstatistik arbeitet ohne den Einsatz externer Analyse- oder Trackingdienste.

Für die Erstellung der Besucherstatistik werden keine Analyse-Cookies gesetzt.

Die statistische Auswertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der im Rahmen des Plattformbetriebs anfallenden technischen Informationen sowie datenschutzfreundlicher pseudonymisierter Besucherkennungen.

Eine Übermittlung der statistischen Daten an externe Analysedienste erfolgt nicht.

14. Protokollierung, Audit-Log und IT-Sicherheit

Zur Gewährleistung der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Stabilität der Plattform können insbesondere folgende Ereignisse protokolliert werden:

1. erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen,
2. Passwortänderungen,
3. Änderungen an Benutzern und Berechtigungen,
4. Erstellung, Änderung, Anonymisierung und Löschung von Daten,
5. Freigabe und Ablehnung von Terminen,
6. Änderungen an Mandanten-, Tarif- oder Moduleinstellungen,
7. API-Zugriffe und technische Fehler,
8. administrative Aktionen,
9. sicherheitsrelevante Ereignisse,
10. statistische Zugriffsauswertungen zur Erstellung der Besucherstatistik,
11. Benutzerkennung, Zeitstempel und betroffenes Objekt,
12. soweit zur Sicherheit erforderlich, die IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Absicherung der Plattform, der Erkennung von Missbrauch, der Fehleranalyse und der Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge.

15. Datensicherungen

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Plattform werden regelmäßig Datensicherungen erstellt.

Backups können personenbezogene Daten enthalten, die zum Zeitpunkt der Sicherung in der Plattform gespeichert waren.

Sie werden ausschließlich zur Wiederherstellung nach technischen Störungen, Datenverlusten oder Sicherheitsvorfällen verwendet.

Datensicherungen werden vor unberechtigtem Zugriff geschützt und nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist im Rahmen der Backup-Rotation gelöscht oder überschrieben.

16. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn:

1. dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
2. eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
3. Sie eingewilligt haben,
4. ein berechtigtes Interesse besteht oder
5. ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird.

Als Empfänger kommen insbesondere in Betracht:

1. IONOS SE als Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienstleister,
2. Haufe-Lexware GmbH & Co. KG / Lexware Office für Buchhaltung und Rechnungsverwaltung,
3. beteiligte Kreditinstitute bei SEPA-Lastschriften,
4. Backup- und Speicherdienstleister, soweit solche eingesetzt werden,
5. IT-Wartungs- und Supportdienstleister, soweit solche eingesetzt werden,
6. Finanzbehörden und sonstige gesetzlich berechtigte Stellen.

Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter kann im Datenschutz-Center von ReservPilot bereitgestellt oder bei uns angefordert werden.

17. Datenübermittlung in Drittländer

Wir bevorzugen Dienstleister, die personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Soweit im Einzelfall Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen, beispielsweise auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien oder einer ausdrücklichen Einwilligung.

18. Betroffenenanfragen und Datenschutz-Center

ReservPilot kann Funktionen zur Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anfragen bereitstellen.

Dazu gehören insbesondere:

1. Auskunftsanfragen,
2. Berichtigungsanfragen,
3. Löschanfragen,
4. Anfragen zur Einschränkung der Verarbeitung,
5. Widersprüche,
6. Anfragen zur Datenübertragbarkeit.

Zur Bearbeitung einer Anfrage können Kontaktdaten, Identitätsnachweise, Angaben zum Anliegen, Bearbeitungsstatus, Kommunikation und Abschlussvermerke gespeichert werden.

19. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

1. Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
2. Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
3. Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
5. Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
6. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO,
7. Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
8. Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Widerspruchsrecht

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

20. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für den Sitz von LH Digital Solutions ist grundsätzlich zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Wilhelmstraße 7

65185 Wiesbaden

Postanschrift:

Postfach 3163

65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Internet: https://datenschutz.hessen.de/

21. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich nicht statt.

Automatische Konfliktprüfungen, Statusänderungen oder Systembenachrichtigungen innerhalb von ReservPilot stellen keine rechtlich erheblichen automatisierten Entscheidungen über natürliche Personen dar.

22. Datenschutz von Minderjährigen

ReservPilot richtet sich als Vertragspartner grundsätzlich an volljährige Personen, Vereine, Organisationen, Kommunen und Unternehmen.

Werden innerhalb eines Kundenkontos Daten von minderjährigen Mitgliedern, Spielern oder Teilnehmern verarbeitet, ist der jeweilige Kunde dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage sicherzustellen und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen der Sorgeberechtigten einzuholen.

23. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, die eingesetzten Dienste oder der Funktionsumfang von ReservPilot ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf ReservPilot.de abrufbar.

Wesentliche Änderungen können zusätzlich innerhalb der Plattform oder per E-Mail mitgeteilt werden.

Stand: August 2026